GDPR – Integritetspolicy

Integritetspolicy för Studebakerklubben-Sweden

Policyn är upprättad av styrelsen 24 maj 2018 i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR och gäller från och med den 25 maj 2018.

Syftet med Studebakerklubben-Sweden är att tillvarata intresset för fordon och produkter tillverkade av Studebaker, och vara ett forum för de som vill bevara och utveckla detta intresse. För att kunna fungera som en förening och verka enligt detta syfte behöver klubben ha tillgång till medlemmarnas personuppgifter samt de uppgifter om deras eventuella innehav av Studebakerfordon som de lämnar frivilligt. Studebakerklubben-Sweden värnar om medlemmarnas integritet och hanterar medlemmarnas personuppgifter så att de kan känna sig trygga.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?

De personuppgifter om dig som medlem som föreningen samlar in är: namn, adress, e-postadress, telefonnummer och frivilligt lämnade uppgifter om innehav av Studebakerfordon med bland annat modellinformation och registreringsnummer. Uppgifterna läggs in i medlemsregistret. Vi hanterar inte personnummer eller uppgifter av känslig natur, förutom personnummer som lämnas vid ansökan om MHRF-försäkring.

Hur får vi dina uppgifter?

Alla uppgifter får vi direkt från dig själv när du anmäler dig som medlem, uppdaterar dina uppgifter till medlemsregistret och vid anmälan till arrangemang. Vid ansökan om MHRF-försäkring skickar du in dina personuppgifter antingen direkt till MHRF/Folksam eller via klubbens försäkringsansvarige.

I vilka register finns dina uppgifter?

När du väljer att bli medlem i föreningen registreras dina uppgifter i medlemsregistret som handhas av styrelsen i digital form samt distribueras till medlemmarna i tryckt form som matrikel vartannat år. Dina uppgifter kommer dessutom att finnas i maillista för informationsutskick, bokföringshandlingar, mötesprotokoll, inkommande/utgående mail hos styrelsen samt i deltagarlistor i samband med klubbens arrangemang.

För hemsidans låsta medlemssidor används ett register med namn, användarnamn och e-postadress.

På hemsidan www.studebakerklubben.se och i klubbtidningen Bullet News finns kontaktuppgifter för klubbens förtroendevalda för att medlemmarna ska kunna kontakta dessa.

Vem delas uppgifterna med?

Vi delar inte uppgifterna med någon annan organisation eller dylikt utom med MHRF/Folksam i frågor som rör hanteringen av MHRF-försäkringen. Inom klubben får styrelsen, revisorerna och övriga medlemmar ta del av dina uppgifter. Aktivitetsarrangörer inom klubben får ta del av dina uppgifter om du är deltagare i ett klubbarrangemang. Försäkringsanvarig samt besiktningsmän i klubben tar del av personuppgifter i samband med administration av MHRF-försäkringen och försäkringsbesiktning.

Vad använder vi uppgifterna till?

Vi använder uppgifterna för att vi ska kunna ta betalt av dig och för att kunna hantera ditt medlemskap och hemsidans medlemssidor och för att t.ex. ge dig information om vad som sker i föreningen samt för att föreningens medlemmar ska kunna hålla kontakt med varandra och verka enligt klubbens syfte. Personuppgifter används även vid administration av MHRF-försäkringen.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Dina personuppgifter sparas under tiden du är medlem och under cirka två efter att du valt att avsluta ditt medlemskap. Den digitala medlemsmatrikeln uppdateras successivt och före detta medlemmar tas bort. Sändlistor uppdateras regelbundet. För att inte behandla personuppgifter utan anledning, raderar vi regelbundet de personuppgifter som inte längre behövs. Kassören tar bort personuppgifter ur medlemsregistret så snart årsstatistik och kassabok kontrollerats.

De uppgifter som sparas längst är sådana, som behövs för vår bokföring. (t.ex. beställningar, fakturor, betalningar och skatteunderlag). Enligt lag sparas dessa uppgifter i 7 år.

Arkiv

Medlemsmatrikel, bokföringshandlingar, verksamhetsberättelsen, mötesprotokoll arkiveras i digital form och pappersform. Mail och annan information som kan ha historisk eller rättslig betydelse för föreningen arkiveras.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Styrelsen ansvarar för dina uppgifter Om du vill se vilka uppgifter vi har om dig, ändra eller ta bort uppgifter, kan du kontakta kassören som är registeransvarig.

Hantering av personuppgifter på hemsidan och i klubbtidningen

Förutom den hantering av personuppgifter på hemsidan och i klubbtidningen som redan nämnts kan personuppgifter i artiklar, bilder, filmer och ljud från klubbens aktiviteter liksom i andra artiklar om medlemmar, medlemmars bilar med mera förekomma på hemsidan och i klubbtidningen. Användning av personuppgifter i denna journalistiska verksamhet sker enligt det särskilda undantaget för yttrande- och informationsfrihet.

Kan jag slippa att Studebakerklubben-Sweden hanterar mina personuppgifter?

För att du ska kunna vara medlem i klubben måste klubben ha tillgång till dina personuppgifter och handha dem enligt beskrivningen i denna policy. Medlem har dock rätt att begära att slippa ha med sina person- och fordonsuppgifter i den tryckta matrikeln. Sådan begäran lämnas till kassören som är ansvarig för klubbens medlemsregister.

Kan medlem begära att få ut utdrag av vilka personuppgifter som klubben hanterar?

Ja, medlem har rätt att begära att få utdrag av de personuppgifter om medlemmen som klubben hanterar. Begäran ska lämnas till kassören. Utdrag ska lämnas utan onödigt dröjsmål, dock senast en månad efter kassören ha mottagit begäran.

Godkännande vid ansökan om medlemskap

Vid ansökan om medlemskap i Studebakerklubben-Sweden godkänner du att klubben får hantera dina personuppgifter enligt ovan.

Rättsliga grunder för Studebakerklubben-Swedens hantering av personuppgifter

För att få behandla personuppgifter måste man ange med vilken rättslig grund man gör det. De rättsliga grunder som kan vara aktuella är samtycke, avtal, intresseavvägning och rättslig förpliktelse. Studebakerklubben-Sweden rättsliga grunder för behandling av personuppgifter är de här:

För att kunna vara medlem i Studebakerklubben-Sweden sluter medlemmen och klubben ett avtal om medlemskap och för detta behövs namn, adress, e-postadress och telefonnummer så att klubben ska kunna hantera medlemskapet i det digitala medlemsregistret, protokoll, maillistor och styrelsemail med mera. Den rättsliga grunden för detta är avtal.

Personuppgifter i bokföringshandlingar används med rättslig förpliktelse som rättslig grund.

Frivilligt lämnade uppgifter om innehav av Studebakerfordon med bland annat modellinformation och registreringsuppgifter hanteras genom att medlemmen samtycker till detta. Samtycke ges i samband med att uppgifterna lämnas till klubben vid tecknande och förnyande av medlemskap.

Personuppgifterna och fordonsuppgifterna i den tryckta medlemsmatrikeln som skickas ut till medlemmarna används med rättslig grund intresseavvägning, medlemmarna ska kunna ta kontakt med varandra för att tillvarata sitt intresse för fordon och produkter tillverkade av Studebaker.

Personuppgifterna för inloggning till hemsidans medlemssidor används med rättslig grund avtal.

Förtroendevaldas personuppgifter på hemsidan och medlemstidningen används med rättslig grund intresseavvägning, medlemmarna ska kunna ta kontakt med de förtroendevalda.

Hantering av personuppgifter i maillista för informationsutskick, mötesprotokoll, inkommande/utgående mail hos styrelsen samt i deltagarlistor i samband med klubbens arrangemang sker med rättslig grund intresseavvägning.

Den tryckta medlemsmatrikeln distribueras till alla medlemmar. Detta görs med rättslig grund intresseavvägning, medlemmarna ska kunna ta kontakt med varandra för att tillvarata sitt intresse för fordon och produkter tillverkade av Studebaker.

Information om dataskyddsförordningen finns på

https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/